I. Người đặt đơn xin cấp thị thực phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại cửa nhận hồ sơ của Đại sứ quán. (Giờ mở cửa: Thứ hai đến Thứ sáu, từ 8.30 đến 11.30 giờ)
II. Đại sứ quán chỉ nhận những đơn đã được khai đầy đủ.
III. Các giấy tờ (bản chính hoặc bản sao công chứng) cần phải nộp kèm theo đơn gồm:
1. Đơn xin cấp thị thực (3 bản; mẫu đơn được phát miễn phí tại Đại sứ quán), được khai bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh.
2. 4 ảnh mới chụp nền trắng (Ghi họ tên và ngày tháng năm sinh vào mặt sau của ảnh)
3. Hộ chiếu Việt Nam hợp lệ có chữ ký của người mang hộ chiếu
4. Hợp đồng lao động với chủ lao động tại Đức, trong đó nói rõ về mức lương người lao động được nhận.
5. Giấy phép kinh doanh, trích lục sổ đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận khác về việc tồn tại hợp pháp của chủ lao động tương lai do cơ quan chức năng địa phương tại Đức cấp.
6. Bằng chứng về trình độ chuyên môn của người đặt đơn (bao gồm: chứng chỉ đào tạo nghề trong đó nêu rõ nội dung đào tạo, chứng nhận về ngành nghề đã và đang làm trong đó nêu rõ nội dung công việc và trình độ kỹ thuật chuyên môn)
7. Bảng tóm tắt quá trình học tập công tác kể từ khi đi học (Chứng chỉ về trình độ văn hóa đã đạt được). Cần ghi rõ cả thời gian không đi học, cũng không đi làm và nêu lý do tại sao.
8. Chứng chỉ về trình độ ngoại ngữ.
9. Đối với đầu bếp nấu các món đặc sản: Giấy chứng nhận sức khỏe.
10. Đối với đầu bếp nấu các món đặc sản: Bảng thực đơn của nhà hàng tại Đức.
Tất cả các giấy tờ viết bằng tiếng Việt phải được nộp kèm một bản dịch công chứng sang tiếng Đức. Ngoài bộ hồ sơ gốc phải nộp thêm hai bộ hồ sơ phô tô. Bộ hồ sơ gốc sẽ được trả lại cho người đặt đơn sau khi có quyết định về đơn xin cấp thị thực.
Tùy thuộc vào từng trường hợp Đại sứ quán có thể yêu cầu nộp thêm các giấy tờ khác. Việc này được các nhân viên nhận hồ sơ thông báo không cần văn bản cho quý vị.
Theo Điều 31 Luật Lưu trú, thị thực chỉ được cấp nếu có sự đồng ý của Sở Ngoại kiều nơi người đặt đơn dự định đến làm việc. Việc xét đơn xin cấp thị thực có thể kéo dài nhiều tuần/tháng.
IV. Lệ phí : EUR 30,- (Trả tiền mặt bằng USD, theo tỷ giá hối đoái vào thời điểm đặt đơn)
Tiền lệ phí phải nộp cùng với hồ sơ xin cấp thị thực tại cửa nhận hồ sơ của sứ quán. Tiền lệ phí không được hoàn lại ngay cả trong trường hợp đơn xin cấp thị thực bị từ chối.