Những điều cần biết về việc: Dùng ảnh kỹ thuật số cho giấy tờ tùy thân ở Đức

Bất kỳ ai nộp đơn xin cấp thẻ căn cước hoặc hộ chiếu mới đều không thể sử dụng ảnh giấy nữa. Thay vào đó, ảnh kỹ thuật số sẽ được tạo ngay tại chỗ. Hoặc bạn có thể gửi ảnh kỹ thuật số đến cơ quan chức năng. Ảnh hộ chiếu giấy không còn hiệu lực.

Kể từ ngày 1 tháng 8, cơ quan chức năng chỉ chấp nhận ảnh kỹ thuật số để cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ cư trú điện tử mới. Thông thường, ảnh kỹ thuật số có thể được chụp trực tiếp tại cơ quan.

Ảnh kỹ thuật số trong tiếng Đức được gọi với nhiều thuật ngữ như Digitales Passbild, Digitales biometrisches Lichtbild, hay Elektronisch übermitteltes Passbild.

Quy định mới về ảnh kỹ thuật số

Bắt đầu từ ngày 1 tháng 5 năm 2025, Đức sẽ thực hiện một thay đổi quan trọng trong quy trình xin các giấy tờ hành chính. Theo đó, ảnh sinh trắc học (biometrisches Passbild) dùng cho các loại giấy tờ do nhà nước cấp như chứng minh nhân dân (Personalausweis), hộ chiếu (Reisepass), hay giấy phép cư trú điện tử (elektronischer Aufenthaltstitel) sẽ chỉ được chấp nhận dưới dạng kỹ thuật số.

Điều này có nghĩa là ảnh sẽ phải được gửi điện tử trực tiếp từ thiết bị chụp ảnh có kết nối an toàn tới cơ quan nhà nước, và ảnh giấy in sẽ không còn được sử dụng nữa.

Quá trình chuyển ảnh kỹ thuật số tới cơ quan chức năng sẽ được thực hiện thông qua một kênh mã hóa, đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt do Cơ quan Bảo mật Công nghệ Thông tin Liên bang (BSI) quy định.

Người dân có thể chụp ảnh kỹ thuật số tại các hiệu ảnh đã được cấp chứng chỉ chuyên môn (zertifiziertes Fotostudio) hoặc tại các máy ảnh/trạm chụp ảnh tự động (photo-kiosk) được đặt ngay trong các cơ quan nhà nước chuyên trách như Trung tâm Dịch vụ Công dân (Bürgeramt) hoặc Cơ quan Quản lý Người nước ngoài (Ausländerbehörde).

Sau khi ảnh được tải lên hệ thống đám mây được mã hóa, người xin sẽ nhận được một mã QR hoặc mã Data-Matrix. Khi đến cơ quan làm thủ tục, người này chỉ cần cung cấp mã đó để cơ quan có thể truy xuất ảnh của họ một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, một số trung tâm dịch vụ công dân có thể vẫn linh hoạt chấp nhận ảnh giấy để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong khi làm quen với quy định mới.

Một điểm đáng chú ý khác là từ năm 2025, công dân cũng có thêm lựa chọn yêu cầu gửi giấy tờ mới (Personalausweis / Reisepass) về nhà qua đường bưu điện theo hình thức gửi đảm bảo (Einschreiben), với một khoản phí bổ sung.

Tiêu chuẩn và quy trình chụp ảnh kỹ thuật số

Ảnh kỹ thuật số, hay ảnh sinh trắc học, phải tuân thủ một loạt các tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính nhận dạng chính xác và bảo mật.

 © picture-alliance/ dpa/dpaweb

Yêu cầu đối với ảnh sinh trắc học

Các tiêu chuẩn kỹ thuật bao gồm:

• Kích thước ảnh: 35 × 45 mm (chiều rộng × chiều cao), đây là kích thước tiêu chuẩn cho ảnh hộ chiếu và chứng minh nhân dân tại Đức.
• Màu sắc: Ảnh có thể là ảnh màu hoặc đen trắng, nhưng yêu cầu phải rõ nét, ánh sáng đều, không có bóng đổ và độ tương phản tốt.
• Nền ảnh: Phải là nền đơn sắc, màu sáng, không có hoa văn hay họa tiết để làm nổi bật đường nét khuôn mặt.

Tư thế và biểu cảm

Để đảm bảo ảnh phản ánh đúng nhận dạng, các yêu cầu về tư thế và biểu cảm bao gồm:

• Khuôn mặt nhìn thẳng vào ống kính, không nghiêng sang hai bên.
• Mắt mở rõ ràng, nhìn thẳng vào máy ảnh.
• Miệng đóng kín, biểu cảm gương mặt trung tính, không cười hay nhăn nhó.
• Người đeo kính không được để gọng kính che khuất mắt hoặc kính có màu tối. Kính không được có ánh phản xạ làm lóa mắt.
• Tóc không được che khuất mắt và không tạo bóng che mặt.
• Ảnh phải đạt chất lượng cao, rõ nét, không bị mờ nhòe hay nhiễu hạt.
• Nghiêm cấm mọi hình thức chỉnh sửa ảnh như làm mịn da, cắt ghép, vì yêu cầu là ảnh gốc và chân thực.

Quy trình chụp và gửi ảnh

Quy trình thực hiện khá linh hoạt, người dân có thể lựa chọn các phương thức sau:

• Đến các trung tâm dịch vụ công dân (Rathaus) được trang bị máy ảnh tự phục vụ (self-service terminals, PointID systems). Máy ảnh sẽ tự động điều chỉnh các yếu tố như chiều cao, ánh sáng và kiểm tra chất lượng ảnh trước khi gửi vào hệ thống an toàn.
• Đến các studio nhiếp ảnh chuyên nghiệp, các tiệm ảnh hoặc các chuỗi cửa hàng dịch vụ ảnh như dm. Các địa điểm này có trang thiết bị được chứng nhận và tương thích với việc gửi ảnh mã hóa lên hệ thống của nhà nước.

Các studio chuyên nghiệp sẽ chụp ảnh theo đúng tiêu chuẩn, kiểm tra chất lượng, sau đó mã hóa và truyền ảnh lên hệ thống đám mây bảo mật theo tiêu chuẩn TR-03170 của BSI.

Sau khi hoàn tất, người chụp sẽ nhận được mã QR hoặc mã Data-Matrix, đây chính là "mã truy cập ảnh" để cơ quan nhà nước có thể lấy ảnh từ đám mây.

Khi đến lịch hẹn làm thủ tục giấy tờ (xin chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy phép cư trú), người dân chỉ cần cung cấp mã này. Cán bộ phụ trách sẽ truy cập ảnh từ đám mây và sử dụng cho việc xử lý hồ sơ.

Trong trường hợp cơ quan chức năng chưa được trang bị máy chụp ảnh tại chỗ hoặc gặp sự cố kỹ thuật, ảnh giấy có thể được chấp nhận như một ngoại lệ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Chi phí liên quan

Việc chụp ảnh kỹ thuật số tại các máy ảnh tự động trong cơ quan nhà nước (nếu có) thường có mức phí khoảng 6,00 Euro. Ngoài ra, nếu lựa chọn dịch vụ gửi giấy tờ mới (như hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân) về nhà qua bưu điện theo hình thức đảm bảo (Einschreiben), người dân sẽ phải trả thêm một khoản phí, ước tính khoảng 15 Euro theo thông tin từ Trung tâm Bảo vệ Người tiêu dùng (Verbraucherzentrale).

Các trường hợp ngoại lệ cần lưu ý

Quy định về ảnh kỹ thuật số sẽ không áp dụng cho một số loại giấy phép cư trú đặc biệt sau:

• Giấy phép cư trú dành cho người tị nạn Ukraine (Aufenthaltstitel).
• Tình trạng "tạm dung" (Duldung).
• Giấy phép tạm trú trong quá trình xin tỵ nạn (Aufenthaltsgestattung).

Đối với những trường hợp này, ảnh giấy in vẫn có thể được chấp nhận như trước đây.

Trẻ em dưới 6 tuổi: Máy chụp ảnh tự động tại cơ quan có thể không phù hợp với trẻ nhỏ vì khó giữ yên và mắt dễ bị lệch. Do đó, phụ huynh được khuyến khích đưa trẻ đến các studio có chuyên môn để chụp ảnh kỹ thuật số.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, nếu cơ quan chức năng chưa hoàn tất việc trang bị hệ thống kỹ thuật mới, họ có thể chấp nhận ảnh giấy như một biện pháp ngoại lệ.

Nếu người xin làm mất mã QR hoặc mã Data-Matrix do studio cung cấp, họ có thể gặp khó khăn trong việc truy xuất ảnh, vì cơ quan nhà nước không thể tìm thấy ảnh nếu không có mã hợp lệ.

Ngoại lệ quan trọng dành cho người tị nạn từ Ukraina

Theo § 24 của Luật Cư trú Đức (Aufenthaltsgesetz), người tị nạn từ Ukraina được Đức tiếp nhận sẽ được cấp loại giấy phép cư trú đặc biệt có tên là Aufenthaltstitel nach § 24 AufenthG.

Theo các hướng dẫn hành chính từ nhiều cơ quan nhà nước (như ở Berlin, Hamburg, Bayern), quy định về ảnh kỹ thuật số mới (yêu cầu ảnh phải được gửi điện tử từ studio hoặc máy ảnh có chứng chỉ) hiện chưa áp dụng cho loại giấy phép cư trú này. Cụ thể, các cơ quan này vẫn có thể chấp nhận ảnh in (Passbild auf Papier) khi làm hoặc gia hạn Aufenthaltstitel cho người Ukraina theo § 24.

Có một số lý do chính cho sự ngoại lệ này:

1. Các cơ quan xử lý hồ sơ cho nhóm này thường sử dụng hệ thống VIS / Ausländerzentralregister (AZR), chưa được kết nối với cơ chế "ảnh kỹ thuật số an toàn" (BSI TR-03170) mà các Bürgerämter sử dụng cho Personalausweis / Reisepass.
2. Các giấy phép cư trú cho nhóm người này được xử lý theo quy trình "ngoại lệ hành chính đặc biệt" (Sonderverfahren) theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ Liên bang Đức (BMI).
3. Số lượng lớn người tị nạn Ukraina cũng là một yếu tố, nhằm giảm bớt gánh nặng kỹ thuật và chi phí chuyển đổi ngay lập tức.

Tuy nhiên, một số thành phố và bang (như München, Frankfurt) đang trong quá trình chuẩn bị tích hợp hệ thống ảnh kỹ thuật số cho tất cả các loại hồ sơ. Trong trường hợp này, họ có thể mời người dân chụp ảnh tại chỗ nếu đã trang bị đầy đủ thiết bị.

Nguyễn Thanh Bình - © Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC

Theo  Đài truyền hình NRD/Bộ ngoại giao CHLB Đức

---