Khi doanh nghiệp gặp sự cố

Tại các xí nghiệp nhỏ và vừa, khi việc tranh đấu để sống còn là mối lo hàng đầu thì quản lý sự cố chỉ là một thứ xa xỉ.

Trước hết thì thế nào là một “sự cố”? Nói chung đó là tất cả những sự việc gì xảy ra trong một khoảng thời gian ngắn, có phương hại đến cơ sở vật chất, tài chính, danh tiếng hay sự tồn tại của doanh nghiệp.

Quản lý sự cố là nghệ thuật đạt những quyết định nhằm ngăn chặn hay giảm thiểu tác hại của những sự việc nói trên, thông thường là ngay trong lúc những sự việc ấy đang xảy ra. Như thế có nghĩa là người giám đốc hay chủ doanh nghiệp phải nhanh chóng đưa ra những quyết định có ảnh hưởng đến tương lai của doanh nghiệp, khi chính mình đang ở trong trạng thái cực kỳ căng thẳng và hoàn toàn không có đầy đủ thông tin để có thể giúp mình phán xét sự tình một cách sáng suốt.

Dĩ nhiên phương cách tốt nhất để quản lý sự cố là chuẩn bị trước thật kỹ lưỡng sao cho doanh nghiệp có thể trụ ở vị thế vững chắc nhất khi sự cố xảy đến hầu giúp người giám đốc lèo lái doanh nghiệp vượt qua hoàn cảnh ngặt nghèo. Thế nhưng nếu phải đối đầu với một sự cố bất ngờ đến với doanh nghiệp mình chẳng hạn như qua những cuộc gây rối vừa rồi thì phải làm gì? Quả thật đau lòng khi nhìn thấy cảnh những công nhân viên của mình hôm trước còn thuận hòa làm việc dưới một mái nhà mà hôm sau lại trở ngược chống đối, đập phá nát cái nồi cơm của chính họ vì một lý do hoàn toàn ngoài ảnh hưởng của doanh nghiệp.

Nếu là giám đốc một doanh nghiệp có sử dụng máy móc, công nghệ, hoặc nguyên vật liệu Trung Quốc và giả dụ như doanh nghiệp mình có vài chuyên viên Trung Quốc làm việc, thì bạn sẽ xử lý như thế nào?  Nếu ở trong hoàn cảnh đó tôi sẽ cho triệu tập cấp tốc một cuộc họp các vị giám đốc và trưởng phòng để nắm thông tin và chuẩn bị tư tưởng, rồi cho thành lập một tổ quản lý sự cố (crisis management team) và ngay sau đó thì triệu tập một cuộc họp toàn bộ công nhân viên của doanh nghiệp.  Tại cuộc tổng họp này, ban giám đốc sẽ giới thiệu tổ quản lý sự cố và trình bày rõ ràng và thẳng thắn đâu là những “yếu tố Trung Quốc” trong doanh nghiệp mình rồi yêu cầu mọi người phát biểu xem họ nghĩ gì và muốn làm những gì?

Sau khi ghi nhận hết tất cả những ý kiến đóng góp, Ban giám đốc sẽ gộp thành từng nhóm ý kiến chung rồi mang ra bàn bạc phân tích lợi hại cho tất cả công nhân viên được biết.  Với những “yếu tố Trung Quốc” có yêu cầu được cắt bỏ hay giảm bớt thì Ban giám đốc sẽ ghi nhận ý kiến đóng góp nhưng cho biết là sẽ mất thời gian và kêu gọi đại diện công nhân viên tham gia vào những tổ góp ý kiến thực hiện.

Nhân dịp này BGĐ cũng yêu cầu công nhân viên đưa ra những ý kiến đóng góp khác để cùng nhau vượt qua giai đoạn khó khăn mà không một ai sẽ bị mất việc hoặc chịu tổn hại gì.  Không những thế, Ban giám đốc có thể chuyển từ thế thủ sang thế công, nhắc công nhân viên rằng trong khủng hoảng luôn có những cơ hội, và yêu cầu mọi người hãy nặn óc nghĩ ra những sáng kiến giúp doanh nghiệp nhân cơ hội này “thừa thắng xông lên”! 

Nói chung thì việc đầu tiên là cần mở rộng kênh thông tin cho tất cả mọi người và tạo cơ hội cho họ phát biểu ý kiến chứ không nên để cho mọi người chất chứa những ấm ức trong lòng. Trong cuộc họp, BGĐ nên luôn nhấn mạnh rằng doanh nghiệp mình là cái nồi cơm chung mà nếu nóng giận đạp đổ thì sẽ có những hậu quả đáng tiếc cho chính mình và cho những người thân đang tùy thuộc vào công việc của mình. 

Sau cuộc họp đầu tiên thì BGĐ loan báo ngay về cuộc họp thường lệ kế tiếp để báo cáo kết quả và trình bày tiến triển mọi việc. Đồng thời người giám đốc phải dành thì giờ xuống thăm từng văn phòng và bộ phận sản xuất để hỏi chuyện và lắng nghe ý kiến của mọi người một cách thành thật và thẳng thắn.

Trong thời buổi hiện đại thì mỗi doanh nghiệp là một đơn vị kinh tế tạo công ăn việc làm, sản xuất những sản phẩm và dịch vụ, và đóng thuế cho nhà nước, còn doanh nhân là những chiến sĩ kinh tế cùng một mục đích chung là góp phần giúp cho dân giàu nước mạnh. Phá đổ doanh nghiệp là giết những “con gà đẻ trứng vàng” và chỉ là những cách vô tình hay cố ý làm tổn hại cho đất nước.

Võ Tá Hân